歷經波折的 WordCamp Asia 2023 終於在泰國曼谷完美落幕了!

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為期三年的 WordCamp Asia 籌備期

一直以來都很嚮往參加地區級 (Flagship) 也就是最盛大的 WordCamp 像是 WordCamp US 或是 WordCamp EU,但是因為家庭與經濟關係一直沒能有機會參與,當 2020 年聽到亞洲第一場 WordCamp Asia 即將在泰國的曼谷舉辦,我就立刻報名成為主辦之一。雖然當時已經作為總召舉辦過 WordCamp Taipei 2019,但是依然感覺經驗不足且還不認識大家的我在主辦會議中都不太好意思參與討論,每當聽到不懂的部分也是趕緊惡補問問 Google 大神。

WordCamp Asia 2020 籌備期間,我被分配到 Volunteer Wrangling Team,主要工作為管理全部的志工,組長是 Ivan Kristianto,成員有我跟 Yam Bahadur Chhetri。當時我一週大約貢獻 5 ~ 10 小時在籌備活動,為了要整理 100 個志工申請加上管理 80 位志工,那一年我我簡直是專精了 Google sheet 試算表函式 (formulas) 用來整理志工資料跟班表,最大的貢獻是寫了圖文並茂的 30 頁志工手冊 Volunteer Handbook。可惜在活動開始前幾天因為 COVID-19 的關係,Matt Mullenweg 決定取消活動,沒能提早跟大家見面真的很可惜。當時有些夥伴提早飛過去泰國的就在曼谷住了一年呢。

過去的這 3 年,WordCamp Asia 主辦們也是持續在討論開會並隨時匯報各國疫情狀況,最後決定我們的第一場 WordCamp Asia 必須是實體活動,直到去年 2022 年疫情終於緩和,各國也慢慢開放邊境,我們定下了 WordCamp Asia 2023 的日子。

WordCamp Asia 2023 籌備期我其實對小組裡的夥伴感到很抱歉,因為這次能貢獻的時間縮短許多且常常無法配合會議時間,但還好這次多了兩位新的成員 Dreb Bitanghol 和 Aum Watcharapon,加上之前的準備,所以這一次 WordCamp Asia 2023 的籌備過程輕鬆許多,期間用到的協作工具有:Slack、Google Drive、P2 (各組進度報告/重要公告佈告欄)、Github、FreeScout、Zoom、Zello (對講機 walkie-talkie app)。

趁這個機會,跟大家說明地區級的 WordCamp 除了規模更大以外,還有許多不同的地方:

  • 活動人數是千人以上,且活動會包括貢獻日 Contributor Day 以及一天以上的活動日 Conference Day
  • 主辦架構的不同
    • 總召會有 3 位 Global Lead 加上 1 位來自舉辦國家 (Host City) 的 Local Lead,並且分配管理各個組別
    • 組別切分的更細:除了不可缺少的講者 Speakers、贊助 Sponsors、設計 Design、網站 Website、行銷 Marketing 以外,還多了 Local Team、Budget、Attendees Experiences (AX)、Contributor Day、A/V、Volunteer Wrangling
  • 考量到會有許多不同國家的人來訪
    • 我們需要與飯店洽談合作提供給與會者更輕鬆的找到住宿
    • 食物除了分葷素 (Vegan) 以外,亞洲其他國家還有其他不同的飲食習慣,像是 Halal、Kosher
    • 網路必須能提供千人同時使用,尤其是 Contributor Day 有些與會者會需要做下載安裝,大學學長 Jonathan Desrosiers 有寫過一篇參加 Contributor Day 前該做的準備非常受用 (可惜沒有機會跟他打招呼,但我想他可能也不認得我)
    • 無障礙協助 (Accessibility) 這部分更是不能馬乎
  • 頒發獎學金 WordCamp Asia Diversity Scholarship 幫助需要的人來參與活動,這一次的獲獎者是 Awais Arfan,他同時是活動日的報到組組長 Registration Lead

大家期待已久的 WordCamp Asia 2023

WordCamp Asia 2023 的場地在 ICONSIAM 暹羅天地百貨公司的七樓,活動前一天第一次來到這裡,照片上看只覺得場地好大,親自場勘後才知道,這裡豪華的程度我下巴已經掉到地上找不到。在一樓市集逛了一整個晚上,我都還沒上去過二樓。活動會場七樓可以看到瀑布,不知道大家有沒有發現彩蛋,活動三天的瀑布寫著 #WCAsia 跟 Logo。

活動的第一天是 Contributor Day 來了 653 個人,當人潮開始湧進來後,我才認知到我以為的準備好了其實還有許多不足的地方,這也將會成為我下一次籌備 WordCamp 非常寶貴的經驗。Volunteer Wrangling Team 的每一個人都有分配在這 3 天活動主要管理的志工群,我主要管理志工名單、報到、服務台以及活動周邊發放的工作。志工們其實就是一整個活動的前線,尤其是在報到及服務台,任何問題我們都是第一個要面對,而我們的目標就是幫助所有人得到最美好的活動經驗。

第一天的動線規劃不夠完善,主辦之間的溝通也不夠即時。說到這裡我真心要感謝最棒的組長 Ivan,在第一天結束後馬上跟大家了解今天遇到的問題並且跟其他組別的主辦做溝通。Jon Ang 也馬上開了新的 Doc 讓大家把這次遇到的問題列出來,給明年的主辦們作為參考。另外也要特別感謝有 Milan Ivanović 提出有效的解決方案,還有隔天親自幫忙處理報到的動線。我能認識這群人,真的是上輩子燒香拜拜,我感動到痛哭流涕。

這三天的活動,我一直在到處奔波,幾乎沒時間停下來喝口水或是拍照,感到可惜的不是沒有聽到議程或是跟大家聊天自拍,而是原本想要去參加瑜伽居然不小心忙到忘記了!在第三天的活動,我在會場中奔波的過程順便尋找小孩子的身影,因為 2020 年原本要舉辦 KidsCamp 但是今年取消了所以有多餘的小孩子衣服,只要有看到小孩我都會發一件。期間我遇到一位媽媽在休息區睡著了,小孩在旁邊看電視,當時我叫了幾聲小孩,但她看電視看到出神沒反應,不小心把媽媽吵醒了。媽媽很緊張地起身說孩子該睡覺的時間不肯睡覺,我跟媽媽說辛苦了沒關係的,妳可以休息的,小孩很乖的。我想對所有 WordPress 社群裡的爸爸媽媽們致敬,你們辛苦了!

另外值得一提的是 Michelle Frechette 在 Twitter 上發起的公益活動,只要在活動期間跟她自拍並發文 #MichelleAndMe,她會捐款給 Big Orange Heart。我沒能有機會跟 Michelle 拍照,只好偷了一起從台灣出發的夥伴 Huanyi Chuang (WordCamp Asia 2023 Marketing team 的組長) 的照片:

充滿異國風情的 WordCamp Asia After Party

活動最後一晚的 After Party,大家都吃喝玩樂得很盡興,許多人穿著代表自己國家的服裝首飾。樂隊看到有爸爸抱著小孩還特別唱了一首 Baby Shark。我記得有兩位講者還上台獻唱,怎麼可以這麼好聽!最後 DJ 上台還特別下了不同國家的 remix 曲風,還引起了各國的舞蹈魂。派對上我有機會跟一對澳洲來的夫妻 Ellen Bauer 和 Manuel Esposito 聊天,他們在三年前開始了領養小孩的程序一直等到現在,而就在 WordCamp Asia 2023 活動後的兩週後,他們即將要去迎接他們的第一個孩子,而且剛好是泰國的小孩,你說巧不巧?一切感覺就像命運安排。聽完他們的故事,我真的是打從心底為他們感到高興!

WordCamp 是個很神奇的地方,一次又一次的凝聚人們的力量讓 WordPress 的精神擴散出去,成為大家珍貴的回憶。希望這次來參加的朋友們,都有感受到亞洲人的熱情還有我們滿滿的愛!❤

Yuli
Yuli

Yuli is a mother of 2 working as a WordPress developer. She is the founder of dejavu.stuido. She has been organizing meetups and WordCamps in Taiwan since 2017. She loves solving problems and learning new things in the process.

2 則留言

  1. 感覺超級好玩!想知道在籌辦的這段期間妳是如何分配工作跟家庭的?每週 5~10 小時還滿多的啊~

    • 因為熱愛自己的工作,工作很多時候對我來說是在「玩」,加上生了兩個小孩之後,睡眠變短而且淺眠,所以一週上班至少 60 小時以上都不是問題。每週日晚上我就會先大致上先規劃好下週要完成的項目、家庭時間、打遊戲時間,大概的切分好下一週的行程,週間每個晚上都會再次審視明天的行程。
      現在大約能貢獻 5 小時就很好了,經濟壓力較高,身體狀況也要顧好,所以時間分配上要更小心了。 ?

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